Mi hanno chiesto recentemente durante un'intervista per Rai Radio 1 di parlare di Smart Working. Che cosa significa Smart Working? Quante aziende lo stanno adottando in Italia? E le PMI, che costituiscono l'ossatura della nostra economia nazionale? Quali sono alcuni aspetti fondamentali da considerare affinché lo Smart Working funzioni?
Queste sono alcune delle domande alle quali cercherò di dare una seppur breve risposta durante questo articolo.
Che cosa significa Smart Working?
Letteralmente Smart Working significa "lavorare in modo furbo" (dall'inglese). In italiano viene anche tradotto come "lavoro agile". E' un'etichetta linguistica che viene posta normalmente su alcuni processi lavorativi che prevedono delle modalità particolari di lavoro senza i consueti vincoli di orario e di luogo di lavoro.
L'ordinamento italiano (legge 81/2017) definisce il lavoro agile come "una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa."
Ad esempio un dipendente che lavora, d'accordo con la propria azienda, per obiettivi da casa propria senza precisi vincoli di orario di lavoro fa Smart Working, lavoro agile.
Quali sono le caratteristiche tipiche dello Smart Working?
Per rispondere a questa domanda ci facciamo aiutare da Mariano Corso, responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working, del Politecnico di Milano che afferma (evidenziazioni a cura dello scrivente): "Smart Working significa ripensare il telelavoro in un’ottica più intelligente, mettere in discussione i tradizionali vincoli legati a luogo e orario lasciando alle persone maggiore autonomia nel definire le modalità di lavoro a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, responsabilizzazione, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi chiave di questo nuovo approccio."
Andando per punti:
autonomia: lo Smart Working rende la persona che lo utilizza, di concerto con l'azienda, più autonoma: non si sono i classici orari di ufficio, non c'è il classico ufficio, la persona può operare "liberamente" nei posti e nei momenti che ritiene opportuni (ovviamente con dei confini definiti con l'azienda), un toccasana per chi desidera gestire al meglio la propria vita, magari con la propria famiglia; alla maggiore autonomia fa da contraltare il secondo aspetto che vediamo di seguito;
responsabilizzazione sui risultati: autonomia non significa in ambiente organizzativo poter fare quello che si vuole, significa poter trovare le migliori modalità che permettono di raggiungere prima possibile e nel miglior modo possibile gli obiettivi stabiliti dall'organizzazione; la persona è responsabile dei risultati che ottiene, non basta ad esempio (come a volte ancora capita purtroppo in alcune aziende) essere presenti in azienda magari oltre l'orario lavorativo e/o fare soltanto quello che dice il "capo", occorre sviluppare sempre di più doti di auto-organizzazione mirate ad una migliore efficacia (raggiungimento del risultato) ed efficienza (nel miglior modo possibile), rispondendo dei risultati; "non c'è pasto gratis" (come dicono gli americani nel mondo della finanza) ad una maggiore autonomia e flessibilità corrisponde una maggiore responsabilizzazione sui risultati;
valorizzazione dei talenti: le aziende che vogliono essere competitive oggi sul mercato vivono una vera e propria "guerra dei talenti"; come attrarre le migliore persone affinché vengano a lavorare in azienda? come trattenere le migliori persone in modo che continuino a lavorare in azienda? In un contesto italiano nel quale la disoccupazione ha raggiunto alti livelli questo tema dall'esterno appare un paradosso, in realtà ci sono tante posizioni in azienda che non riescono ad essere coperte e allo stesso tempo non è semplice attrarre e trattenere i talenti, che vengono cercati anche dalla altre aziende e hanno un forte potere contrattuale proprio perché ricercati; un aspetto che può essere importante per un talento è la possibilità di poter scegliere anche in modo parziale lo Smart Working; ovviamente a questo si devono aggiungere tutta una serie di altri aspetti tra i quali una cultura aziendale che valorizzi i talenti, una leadership moderna ed orientata alla persona (people management) e non soltanto ai compiti, la possibilità di poter continuare ad apprendere e a crescere nell'organizzazione (anche grazie a programmi speciali di formazione e coaching dedicati)...
fiducia: affinché lo Smart Working funzioni ci vuole anche fiducia reciproca; molti imprenditori e manager temono che il collaboratore (che non è direttamente controllato) non lavori abbastanza o abbastanza bene: il problema qui è molto molto spesso lo stile di leadership usato dalle persone chiave; la leadership efficace infatti si misura soprattutto quando il responsabile (il "capo") è assente e non quando è presente; è arcinoto che la strategia ancora oggi molto usata della paura e del controllo produce risultati a breve termine e soprattutto con la presenza costante del capo ma è deleteria nel medio e lungo termine e quando il capo non c'è; la fiducia può essere costruita solo con un adeguato stile di leadership attento sì ai risultati ed allo stesso tempo alle relazioni e alla loro qualità (ricordandosi che un dipendente felice lavora meglio e di più)
Obiettivi aziendali, Smart Working ed esigenze delle persone in azienda
Le aziende mirano costantemente a migliorare la propria efficacia ed efficienza per affrontare le sfide sempre più complesse di un mercato globale in continuo mutamento. Pertanto lo Smart Working da una prospettiva aziendale può funzionare se consente di perseguire gli obiettivi aziendali in modo migliore e più rapido.
Dalla prospettiva delle persone che lavorano in azienda, sta diventando sempre più importante un adeguato bilanciamento tra vita professionale e vita personale (life-work balance) e molte sono sempre più attratte dalla possibilità di lavorare (anche) da casa o comunque da posti flessibili in modo da meglio coniugare le proprie esigenze extra lavorative con quelle dell'organizzazione.
In più numerose ricerche confermano, dicendolo per semplicità e celerità di esposizione con uno slogan, che "persone felici producono di più e meglio".
Potremmo dire - sempre semplificando processi organizzativi e psicologici complessi ed articolati, da valutare attentamente caso per caso - che lo Smart Working funziona se consente da un lato di migliorare la soddisfazione del personale aziendale ed allo stesso tempo migliorando i risultati aziendali. Una situazione che gli americani definiscono "win-win" nella quali tutti vincono, l'organizzazione, i singoli membri della stessa, gli stakeholders...
Quante azienda adottano lo Smart Working in Italia?
Secondo una recente ricerca di Idc per Dell Technologies e VMware oltre il 50% delle aziende italiane ha adottato lo smart working.
Secondo il Politecnico di Milano lo Smart Working trova un'adesione intorno ad un quarto delle Piccole e Medie Imprese italiane (PMI), un percentuale meno della metà rispetto alla media di tutte le aziende. A questo dato va aggiunto che solamente il 12% ha avviato progetti strutturati mentre il 18% si sta approcciando al fenomeno in maniera informale, per venire incontro alle esigenze dei dipendenti.
Ovviamente le dimensioni di un'azienda possono influire sulle opportunità (alcune aziende non possono prevedere, per il loro modello di business la presenza dello Smart Working, si pensi ad esempio ad un negozio) e modalità di adozione dello Smart Working, il dato che fa pensare è che oltre la metà delle PMI non si ritengono interessate a sperimentare la strada dello Smart Working ed in quasi un quarto dei casi il problema risiede nella resistenza dei responsabili. C'è quindi ancora molto da fare!
Lo Smart Working efficace richiede infatti tutta una serie di punti di attenzione che vanno affrontati per rendere questo strumento un potente alleato per il miglioramento dei risultati e del clima aziendale.
Quali sono gli "ingredienti" affinché lo Smart Working funzioni in un'azienda?
Premesso che non ci sono ricette miracolose e, come detto in precedenza, ci troviamo di fronte a molte complessità che vanno considerate attentamente caso per caso, quelli di seguito appaiono come alcuni degli elementi da tenere attentamente in considerazione per rendere efficaci, efficienti e soddisfacenti i processi di Smart Working:
modello di business: costruire processi di Smart Working efficaci è un momento opportuno per ripensare il proprio modello di business che in un'epoca di grandi e repentini mutamenti richiede un presidio molto superiore rispetto a quanto viene fatto di solito con adattamenti e modifiche nel tempo, talvolta anche breve, anche nelle PMI;
cultura aziendale: rendere lo Smart Working uno strumento potente richiede spesso un'attenta analisi e considerazione della cultura aziendale e talvolta un'evoluzione della stessa per consentire allo Smart Working di esprimere tutto il suo potenziale;
stili di leadership: come già accennato in precedenza, affinché lo Smart Working funzioni e dia il meglio di sé risulta fondamentale migliorare e potenziare gli stili di leadership delle persone chiave dell'organizzazione in un'ottica di people management e non soltanto di presidio di processi e compiti; tutto ciò richiede processi strutturati di valutazione delle persone chiave, programmi formativi dedicati ed azioni individuali di coaching per facilitare il potenziamento delle conoscenze e competenze chiave e di leadership strategica;
strutture organizzative e processi di lavoro: fare Smart Working efficace significa considerare l'organizzazione e le sue strutture organizzative, rivedere e modificare (o riprogettare) processi aziendali in modo da far rendere al meglio l'organizzazione stessa;
coinvolgimento e comunicazione: per far sì che un programma di Smart Working abbia successo è fondamentale coinvolgere le persone dell'organizzazione, sentire la loro opinione, informarle e comunicare in modo efficace;
auto-organizzazione e disciplina: nello Smart Working a maggiore autonomia e flessibilità corrisponde una maggiore responsabilizzazione sui risultati; questo richiede lo sviluppo ed il potenziamento di abilità che possono essere acquisite ed allenate e nuovi metodi di lavoro anche con l'uso della tecnologia; per far sì che un progetto di Smart Working funzioni l'organizzazione dovrebbe attuare un'attenta valutazione di conoscenze e competenze delle persone interessate e sviluppare dei programmi formativi (ed eventualmente di coaching) ad hoc per mettere le persone nelle migliori condizioni di ottenere con soddisfazione i risultati aziendali previsti operando con lo Smart Working.
Quanto visto più sopra non vuole essere assolutamente un quadro esaustivo ma più semplicemente una serie di considerazioni utili per meglio comprendere il fenomeno dello Smart Working che, quando fatto bene, può portare a migliori risultati aziendali con maggiori soddisfazioni delle persone dell'organizzazione.
Qualche tempo fa al Giornale Radio Rai mi hanno chiesto di parlare di Smart Working: puoi trovare lo spezzone di intervista al link seguente a partire dal minuto 7.26 (la giornalista inizia a parlare del tema al minuto 6.20), buon ascolto https://lnkd.in/eaxR_rj
